مرحله 31: از مراجع معتبر برای بهبود کارایی کاری خود استفاده کنید

در محیط تجاری پرشتاب و رقابتی امروزی، کارآمد بودن در کار برای دستیابی به اهداف و مقاصد ضروری است. با این حال، بسیاری از افراد با مدیریت موثر زمان و وظایف خود دست و پنجه نرم می کنند که منجر به کاهش بهره وری و افزایش سطح استرس می شود. برای غلبه بر این چالش ها، مهم است که یاد بگیرید چگونه در کار کارآمدتر باشید. در اینجا 14 نکته برای کمک به شما در دستیابی به اهداف و بهبود کارایی کار آورده شده است:

1. وظایف خود را اولویت بندی کنید:

مدیریت زمان موثر برای کارآمد بودن در کار ضروری است. برای اولویت بندی وظایف خود، از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید تا وظایف خود را به فوریت در مقابل مهم دسته بندی کنید و ابتدا روی حیاتی ترین آنها تمرکز کنید.

2. تنظیم اهداف واضح:

تعیین اهداف روشن برای کارآمد بودن در کار ضروری است. از چارچوب تعیین هدف SMART برای تعیین اهداف خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و محدود به زمان استفاده کنید. این به شما کمک می کند در طول روز متمرکز و با انگیزه بمانید.

3. از فهرست کارها استفاده کنید:

پیگیری وظایف شما می تواند چالش برانگیز باشد، اما استفاده از لیست وظایف می تواند به شما کمک کند سازماندهی و متمرکز بمانید. از یک لیست وظایف دیجیتالی یا کاغذی برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل های خود استفاده کنید.

4. حواس پرتی را حذف کنید:

حواس پرتی می تواند به میزان قابل توجهی بهره وری و کارایی شما را در محل کار کاهش دهد. عوامل حواس‌پرتی احتمالی مانند اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی یا ایمیل را شناسایی کنید و با خاموش کردن اعلان‌ها یا استفاده از مسدودکننده‌های وب‌سایت، آنها را از بین ببرید.

5. موقعیت بگذارید:

استراحت های منظم می تواند به شما کمک کند تا دوباره شارژ و تمرکز خود را بهبود بخشید. از تکنیک پومودورو برای کار در فواصل زمانی متمرکز (25 دقیقه) و سپس یک استراحت 5 دقیقه ای استفاده کنید.

6. نه گفتن را بیاموزید:

یادگیری نه گفتن به کارهای غیر ضروری می تواند به شما در اولویت بندی کار و کاهش استرس کمک کند. از تکنیک رکورد شکسته برای رد کردن مودبانه کارهایی که با اهداف یا ارزش های شما همسو نیستند استفاده کنید.

7. واگذاری وظایف:

واگذاری وظایف می تواند به شما کمک کند تا زمان خود را آزاد کنید و روی کارهای با اولویت بالا تمرکز کنید. از ماتریس تفویض اختیار برای شناسایی وظایفی که می توانند به دیگران محول شوند استفاده کنید.

8. از فناوری به نفع خود استفاده کنید:

فناوری می تواند به شما کمک کند فرآیندهای کاری خود را ساده کنید و کارایی خود را افزایش دهید. از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello یا Asana برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل های خود استفاده کنید.

9. مدیریت زمان را تمرین کنید:

مدیریت زمان موثر برای کارآمد بودن در کار ضروری است. از قانون 80/20 برای تمرکز بر روی 20 درصد کارهایی که 80 درصد نتایج شما را ایجاد می کنند، استفاده کنید.

10. استفاده از تقویم:

استفاده از تقویم می تواند به شما کمک کند منظم و متمرکز بمانید. از یک تقویم دیجیتالی یا کاغذی برای پیگیری وظایف، جلسات و ضرب الاجل های خود استفاده کنید.

11. کاهش جلسات:

جلسات می توانند زمان قابل توجهی را تلف کنند، اما برای همکاری و ارتباط ضروری هستند. برای شناسایی هدف هر جلسه و کاهش موارد غیرضروری از تکنیک 5 چرا استفاده کنید.

12. از سیستم بهره وری استفاده کنید:

استفاده از سیستم بهره وری می تواند به شما کمک کند سازماندهی و متمرکز بمانید. از سیستمی مانند انجام کارها (GTD) یا روش فرانکلین کاوی برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل های خود استفاده کنید.

13. ذهن‌آگاهی را تمرین کنید:

ذهن آگاهی می تواند به شما در بهبود تمرکز و کاهش استرس کمک کند. تکنیک های تمرکز حواس، مانند مدیتیشن یا تنفس عمیق را تمرین کنید تا وضوح و رفاه ذهنی خود را بهبود بخشد.

14. مرور و بازتاب:

بررسی و تأمل در کار خود می تواند به شما در شناسایی زمینه های بهبود و افزایش کارایی کمک کند. از تکنیک بازبینی و بازتاب برای ارزیابی پیشرفت خود و تعیین اهداف جدید استفاده کنید.

منابع و مراجع دارای اعتبار بالا:

1. “انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس” نوشته دیوید آلن
2. «7 عادت افراد بسیار مؤثر» نوشته استفان کاوی
3. «ذات گرایی: تعقیب منظم کمتر» نوشته گرگ مک کیون

با اجرای این 14 نکته و استفاده از مراجع معتبر می توانید راندمان کاری خود را ارتقا دهید و به اهداف خود برسید. به یاد داشته باشید که وظایف خود را اولویت بندی کنید، اهداف روشنی تعیین کنید و عواملی که حواس پرتی را پرت می کنند را حذف کنید تا در طول روز متمرکز و با انگیزه بمانید.